Warum die richtige E-Mail-Adresse für deinen Außenauftritt entscheidend ist
Viele meiner Kunden nutzen kostenlose E-Mail-Anbieter wie GMX, T-Online oder Gmail – teilweise seit Jahrzehnten. Das ist verständlich: Es funktioniert, ist bequem und kostenlos.
Aber wenn du mit deinem Business professionell auftreten willst, solltest du dir über deine E-Mail-Adresse genauso viele Gedanken machen wie über dein Logo, deine Website oder deine Visitenkarte. Denn deine E-Mail-Adresse ist oft der erste Kontaktpunkt mit potenziellen Kunden, Kooperationspartnern oder Journalisten. Und der erste Eindruck zählt – gerade im digitalen Raum.
Was ist eine professionelle E-Mail-Adresse?
Eine professionelle E-Mail-Adresse basiert auf deiner eigenen Domain – also auf der Internetadresse deiner Website.
Beispiel: Angenommen du heißt Anna Kowalski und führst ein Blumengeschäft mit dem Namen „Blumen Kowalski“. Deine Domain lautet „www.blumen-kowalski.de“:
- Professionelle E-Mail-Adresse (basiert auf der Domain): mail@blumen-kowalski.de
- Unprofessionelle E-Mail-Adresse (kostenloser Anbieter): anneblumenfee1985@gmx.de
Der Unterschied ist sofort spürbar – und vor allem sichtbar. Eine E-Mail mit deiner eigenen Domain zeigt, dass du es ernst meinst, dass du investiert hast. Und dass du Verantwortung für dein Business übernimmst.
Kostenlose E-Mail-Adresse: Die Nachteile für dein Business
Natürlich sind Anbieter wie Gmail, GMX, Yahoo, AOL, Web.de oder Outlook.com praktisch – aber als Business-Adresse bringen sie einige Risiken und Nachteile mit sich:
- Vertrauensverlust bei Kunden: Eine Gmail-Adresse sieht oft nach Hobby aus – oder im schlimmsten Fall nach Betrug. Menschen hinterfragen heute viel kritischer, mit wem sie online kommunizieren. Eine E-Mail mit deiner eigenen Domain schafft sofort Vertrauen.
- Weniger Wiedererkennungswert: Wenn deine Website „praxis-meier.de“ heißt, aber deine E-Mail-Adresse „sabine-praxis@gmx.de“ lautet, musst du ständig erklären, dass das zusammengehört. Einheitliche Kommunikation sieht anders aus.
- Probleme mit der Zustellbarkeit: Kostenlose Anbieter landen häufiger im Spam – besonders, wenn du E-Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig versendest (z. B. Newsletter-Ankündigungen, Terminbestätigungen etc.).
- Datenschutz & Kontrolle: Du hast keine Kontrolle darüber, was mit deinen Daten passiert. Bei einem professionellen Hosting-Paket mit eigener E-Mail-Lösung kannst du Postfächer und Weiterleitungen selbst verwalten – DSGVO-konform.
Vorteile einer professionellen E-Mail-Adresse
Wenn du dir ohnehin eine eigene Domain und ein Hosting-Paket für deine Website einrichtest, ist die professionelle E-Mail-Adresse nur noch ein kleiner zusätzlicher Schritt – aber mit großer Wirkung:
- Mehr Vertrauen: Deine E-Mail wirkt sofort seriös.
- Wiedererkennbar: Dein Name und deine Website sind sofort verknüpft.
- Flexibel erweiterbar: Du kannst mehrere Postfächer anlegen, z. B. kontakt@ oder team@ für verschiedene Funktionen und Abteilungen – du entscheidest, was vor dem „@“ steht.
- Technisch sicherer: Du kannst SPF, DKIM und andere E-Mail-Sicherheitsfeatures korrekt einrichten und damit die Zustellbarkeit und Vertrauenswürdigkeit verbessern.
„Aber ich nutze doch schon Gmail – und das klappt super!“
Klar, Gmail ist schnell eingerichtet und funktioniert zuverlässig. Aber hier ist der Punkt: Was für den privaten Gebrauch okay ist, wirkt im Business-Kontext oft nachlässig. Stell dir vor, du bekommst ein Angebot von einer Steuerberaterin, deren E-Mail-Adresse „tina.superfrau@gmail.com“ lautet – würdest du dich ernst genommen fühlen?
Tipp aus der Praxis: Viele meiner Kunden behalten ihr Gmail-Konto – aber ich richte ihnen zusätzlich eine professionelle Adresse ein. Über Weiterleitungen oder per Abruf im E-Mail-Programm lässt sich das kombinieren, ohne ständig das Postfach zu wechseln.
Meine Empfehlung für Hosting, Domain & E-Mail-Adressen
Wenn du mit mir arbeitest und eine Website erstellen möchtest, brauchst du ein Hosting-Paket, in dem du auch professionelle E-Mail-Adressen einrichten kannst.
Die beste Erfahrung habe ich mit dem Tarif „Privat+“ von All-inkl.com (Werbung) gemacht. Hier bekommst du alles, was du brauchst:
- Mehrere Domains mit kostenlosen SSL-Zertifikaten
- Ausreichend viele E-Mail-Adressen
- Sicheres, zuverlässiges, deutsches Rechenzentrum / DSGVO-konform
- Guter und schneller Support
Du kannst damit direkt mehrere professionelle E-Mail-Adressen einrichten – z. B. info@, vorname@ oder hallo@deinedomain.de.
Professionelle E-Mail-Adresse – noch Fragen?
Was kostet eine professionelle E-Mail-Adresse?
Wenn du ein Hosting-Paket für deine Website nutzt, sind meist schon mehrere E-Mail-Adressen inklusive – ohne Zusatzkosten. Du zahlst also nicht extra pro Adresse.
Ich hab mir schon eine E-Mail-Adresse gesichert, aber noch kein Hosting. Und jetzt?
Wenn du zusätzlich zu deiner E-Mail-Adresse noch eine Website haben möchtest, dann wirst du auf ein anderes Paket wechseln müssen, das auch Hosting (=Webspace) enthält.
Kann ich meine bestehende Gmail-Adresse behalten?
Ja, du kannst sie weiterverwenden – aber am besten nur privat. Viele meiner Kunden behalten ihre private Gmail-Adresse für interne Dinge und nutzen die neue Adresse für den Außenauftritt.
Wie viele E-Mail-Adressen kann ich einrichten?
Das hängt vom Tarif ab. Schau in deinem Vertrag nach, wie viele E-Mail-Adressen enthalten sind.
Ist eine professionelle E-Mail-Adresse sicherer?
Ja – vorausgesetzt, sie ist korrekt eingerichtet. Ich kümmere mich für meine Kunden z. B. um sichere Passwörter, SSL-Verschlüsselung, Spamfilter und die technischen Details im Hintergrund.
Ich kenne mich mit Technik nicht aus – kannst du das für mich machen?
Natürlich! Ich richte dir deine E-Mail-Adresse(n) im Rahmen unserer Zusammenarbeit gern ein – inklusive Anleitung, wie du sie am Handy oder Computer nutzt.
Richtest du mir auch meine E-Mail-Adressen ein, wenn ich keine Website bei dir habe?
Nein, die Unterstützung beim Einrichten oder Optimierimg deiner professionellen E-Mail-Adressen ist nur Teil meines Service, wenn du auch eine Website von mir erstellen lässt.
